Task Forces are similar to advisory boards but they are typically formed for a finite period of time to respond to or address a particular problem, concern, or project. Tasks Force members, which are selected from relevant stakeholders and topic area experts, usually meet on a regular schedule to develop a detailed knowledge of the problem and to share their relevant perspectives, ideas, concerns, and interests. At the end of the task force process, the group will usually present findings and/or consensus recommendations in a final presentation or report.
Avantages
- Peut travailler dans la durée pour générer une connaissance approfondie et une appropriation d'un projet ou d'une question d'une manière que des efforts moins intensifs ne peuvent pas atteindre.
- Allows for the in-depth and focused involvement and input of a wide range of stakeholders on a specific topic area or issue.
- Permet de dégager un consensus (lorsqu'il est possible) et de formuler des recommandations détaillées sur les mesures à prendre concernant des questions complexes qui affectent l'ensemble de la communauté.
- Provides opportunities for exploring alternative strategies as well as building coaltions and alliances.
- Il permet une analyse détaillée des questions liées au projet, des délais et des résultats attendus, et met l'accent sur les résultats.
- Permet aux participants de comprendre les autres points de vue et de trouver un terrain d'entente pour les recommandations.
Défis à relever
- La convocation doit se faire de manière à constituer un groupe juste et équilibré, largement perçu comme représentatif de la communauté dans son ensemble.
- L'éventail des intérêts doit être suffisamment large pour représenter toutes les personnes concernées, et les membres doivent posséder l'expérience et les compétences nécessaires pour contribuer à la résolution du problème.
- Les participants doivent être prêts à travailler ensemble sur un défi commun.
- Une mission, une charte et des règles de base claires doivent être acceptées par tous les membres.
- Il n'est pas toujours possible de parvenir à un consensus.
- Cela peut demander beaucoup de temps et de travail si le problème est important.
Principes pour une planification réussie
- Conduct a thorough stakeholder analysis and convene the task force such that all relevant community interests are fairly represented in its membership.
- Choisissez un président fort qui comprend le bon processus.
- Get agreement of all members on a clear mission and the requirements of member participation.
- Fixez des attentes pour que les membres communiquent en permanence avec leurs électeurs afin de maintenir la communauté dans son ensemble informée et engagée tout au long du processus.
- Seek opportunities for broader public interaction with the task force.
- Record decisions and keep a running summary of deliberations, make sure all decisions are supported by a clear and detailed rationale to share with the broader public.
- Produce a detailed final report of recommendations including a thorough rationale for decisions.
Personnel
- Facilitateur
- Soutien administratif et logistique
- Soutien technique aux projets pour l'élaboration de documents d'information et de renseignements
Matériaux
- Lieux de réunion réguliers
- Cahiers d'information, présentations et documents
Temps de planification
- Convening a task force may take several months to identify, invite, and confirm members.
- Care should be taken to have a formational meeting to ensure all members agree to mission and process of the board.
- Les conseils consultatifs qui fonctionnent bien doivent consacrer beaucoup de temps et d'efforts à la préparation de chaque réunion.
Délai de mise en œuvre
- Task Forces generally meet once per month for several hours, but could meet more often depending on the specific project or decision.
- It generally takes several months for most task forces to address issues and develop recommendations; complex and controversial projects can take significantly longer.