Réunions publiques

Les réunions publiques rassemblent divers groupes de parties prenantes dans un but précis. Des réunions publiques sont organisées pour permettre à un large public d'échanger des informations et de discuter. Ils peuvent être utilisés pour sensibiliser le public à une question ou à une proposition, et peuvent constituer un point de départ ou un moyen permanent d'impliquer davantage le public. Lorsqu'ils sont bien réalisés, ils contribuent à créer un sentiment de communauté.

Les réunions peuvent avoir pratiquement n'importe quelle taille et être utilisées dans n'importe quel but, depuis la fourniture d'informations jusqu'à la recherche d'un consensus. Les réunions publiques sont des moyens familiers et établis permettant aux gens de se réunir pour exprimer leurs opinions, écouter un orateur public ou un plan proposé, s'engager dans un apprentissage commun sur un sujet, ou travailler ensemble pour développer des solutions. Les réunions publiques ne doivent pas suivre un scénario ou un ordre du jour spécifique. Ils peuvent être conçus pour répondre aux besoins spécifiques du projet, de l'agence et des parties prenantes. Le principal avantage des réunions publiques est qu'elles permettent aux parties prenantes de s'écouter et de se parler, et pas seulement à l'agence.

Alors que la plupart des réunions publiques sont plus importantes et visent à attirer l'ensemble des parties prenantes d'une communauté, des réunions publiques plus restreintes peuvent également être organisées avec des parties prenantes partageant les mêmes idées, ce qui pourrait attirer ceux qui ne se sentent pas en confiance pour s'exprimer dans une réunion publique plus importante. En créant un lieu plus petit et sûr, ces personnes peuvent parler confortablement ensemble, partager des problèmes communs et un objectif commun. Les conclusions des réunions restreintes peuvent être présentées lors de réunions publiques plus importantes ou dans des rapports de synthèse, donnant ainsi une "voix" aux membres de la communauté qui ne sont pas en mesure de s'exprimer dans un cadre plus large.

Avantages

• Présenter un projet ou une question à une communauté.
• Permet aux participants d'exprimer leurs préoccupations, leurs problèmes et leurs idées.
• Diffuse des informations détaillées et des décisions dans l'ensemble de la communauté.
• Permet d'explorer des stratégies alternatives et de dégager un consensus.
• Peut créer un consensus pour agir sur des questions complexes qui requièrent une large participation de la communauté.

Défis à relever

• Les personnes qui s'expriment le plus clairement et qui sont les plus autoritaires dans leur style verbal peuvent dominer la réunion et empêcher les autres voix de se faire entendre.
• Même en cas de forte participation, les réunions n'atteindront qu'une très petite partie de la communauté qui a besoin d'informations et dont la contribution pourrait être extrêmement précieuse pour élaborer des solutions.
• Les participants peuvent ne pas être issus d'un éventail d'intérêts suffisamment large pour représenter l'ensemble de la communauté, ce qui donne une vision biaisée de ce que pense réellement le public.
• Les contraintes de temps peuvent limiter la profondeur des informations que les participants peuvent fournir.

Principes pour une planification réussie

• Déterminez les raisons pour lesquelles vous devez organiser une réunion publique et concevez votre réunion de manière à répondre à ces besoins spécifiques.
• Envisagez une série de réunions plutôt qu'un événement unique. Si vous essayez d'en faire trop au cours d'une seule réunion, vous n'obtiendrez que peu de résultats, car les participants ne seront pas en mesure de comprendre l'ensemble des informations que vous essayez de leur fournir. Au lieu de cela, considérez le parcours d'apprentissage et de délibération nécessaire pour résoudre le problème et identifiez des points de rencontre stratégiques tout au long du processus global de participation du public.
• Faites de la publicité et annoncez largement la réunion. Veillez à placer les informations dans les endroits où les parties prenantes se rendent pour s'informer sur la communauté. Contactez directement les personnes intéressées qui devraient être présentes et envoyez-leur des invitations personnelles.
• Présentez l'ordre du jour et expliquez l'objectif de la réunion, son fonctionnement, les résultats escomptés et comment/où elle s'inscrit dans le processus global de participation du public.
• Rédigez un résumé clair de la réunion et distribuez-le largement.
• Réservez un lieu qui permette une certaine flexibilité quant au nombre de participants.
• Organisez la réunion à l'heure qui convient le mieux à la communauté.
• Prenez des dispositions pour les personnes handicapées ou ayant besoin d'une interprétation linguistique.
• Testez tout l'équipement et disposez les sièges de manière à maximiser l'interaction entre les participants.
• Accueillez chacun à son arrivée et faites-lui sentir qu'il est le bienvenu.
• Demandez aux participants de se mettre d'accord sur des règles de base ou des directives de comportement au début de la réunion.
• Présentez l'ordre du jour et expliquez l'objectif de la réunion, son fonctionnement, les résultats escomptés et comment/où elle s'inscrit dans le processus global de participation du public.
• La facilitation est essentielle.
• Veillez à créer un environnement sûr et sécurisé pour que toutes les voix puissent s'exprimer et évitez que la réunion ne soit prise en charge par des membres de la communauté qui s'expriment.
• Soyez flexible ; des problèmes peuvent survenir et modifier l'ordre du jour ou la capacité à aborder certaines questions.
• Enregistrez toutes les contributions et tous les commentaires ; résumez ce que vous avez entendu à la fin de la réunion et faites savoir aux participants ce que vous ferez de leurs contributions et ce qu'ils peuvent attendre de la suite du processus, en particulier les possibilités de participation continue.

Personnel

• Bureau d'inscription
• Facilitateurs principaux
• Preneurs de notes
• Assistance A/V
• Mise en place et démontage du mobilier et de l'équipement
• Interprètes, si nécessaire

Matériaux

• Réservation d'un lieu avec l'espace et le mobilier appropriés
• Bureau d'inscription, formulaires, badges
• Projecteurs, ordinateurs portables, écrans
• Tableau de conférence, ruban adhésif et marqueurs
• Équipement A/V
• Présentations, affiches, fiches d'information, agendas

Temps de planification

• La planification et la mise en œuvre de réunions efficaces peuvent prendre des mois, en fonction de la taille et du contexte.
• Commencez à faire de la publicité au moins un mois à l'avance.

Délai de mise en œuvre

• Les réunions durent généralement entre une et deux heures.
• Arrivez à l'avance pour vous assurer que tout est prêt avant le début de la réunion.