Conseils consultatifs

Les conseils consultatifs sont constitués d'un groupe représentatif de parties prenantes qui sont nommées pour fournir des commentaires et des conseils sur des projets et des questions liés à un vaste domaine. Parmi les conseils consultatifs du comté de Tompkins figurent le conseil de gestion de l'environnement, le conseil consultatif de l'information publique et le conseil de la santé. Les conseils se réunissent généralement à intervalles réguliers pendant un certain temps afin d'acquérir une connaissance détaillée du projet et des questions en jeu et de partager leurs points de vue, idées, préoccupations et intérêts. Les conseils d'administration s'efforcent souvent d'identifier les points communs et/ou les recommandations consensuelles. Les membres du conseil sont généralement nommés pour un mandat d'un à quatre ans, en fonction des statuts du conseil consultatif concerné.

Avantages

• Elle apporte une large contribution à la planification et à la prise de décision de la part d'un éventail de parties prenantes concernées par une proposition ou une question.
• Peut travailler dans la durée pour générer une connaissance approfondie et une appropriation d'un projet ou d'une question d'une manière que des efforts moins intensifs ne peuvent pas atteindre.
• Permet une participation et une contribution approfondies et ciblées d'un large éventail de parties prenantes.
• Permet de dégager un consensus (lorsqu'il est possible) et de formuler des recommandations détaillées sur les mesures à prendre concernant des questions complexes qui affectent l'ensemble de la communauté.
• Permet une compréhension approfondie des questions relatives au projet par les parties prenantes représentées au sein du conseil.
• Permet d'explorer des stratégies alternatives et de s'appuyer sur les points communs et les alliances.
• Il permet une analyse détaillée des questions liées au projet, des délais et des résultats attendus, et met l'accent sur les résultats.
• Permet aux participants de comprendre les autres points de vue et de trouver un terrain d'entente pour les recommandations.

Défis à relever

• La convocation doit se faire de manière à constituer un groupe juste et équilibré, largement perçu comme représentatif de la communauté dans son ensemble.
• L'éventail des intérêts doit être suffisamment large pour représenter toutes les personnes concernées, et les membres doivent posséder l'expérience et les compétences nécessaires pour contribuer à la résolution du problème.
• Les conseils d'administration doivent jouer un rôle significatif dans le processus de décision et ne doivent pas être considérés comme une simple chambre d'enregistrement.
• Les participants doivent être prêts à travailler ensemble sur un défi commun.
• Une mission, une charte et des règles de base claires doivent être acceptées par tous les membres.
• Il n'est pas toujours possible de parvenir à un consensus.
• Cela peut demander beaucoup de temps et de travail si le problème est important.

Principes pour une planification réussie

• Effectuez une analyse approfondie des parties prenantes et réunissez le conseil d'administration de manière à ce que tous les intérêts communautaires pertinents soient équitablement représentés parmi ses membres.
• Choisissez un président fort qui comprend le bon processus.
• Fixez des attentes pour que les membres communiquent en permanence avec leurs électeurs afin de maintenir la communauté dans son ensemble informée et engagée tout au long du processus.
• Ne précipitez pas le processus, il faut du temps pour que les membres du conseil d'administration établissent des relations de confiance et soient suffisamment informés sur le projet pour obtenir des résultats significatifs.
• Maintenir un contact régulier entre les activités du conseil et la communauté au sens large ; rechercher des possibilités d'interaction plus large entre le public et le conseil.
• Enregistrez les décisions et conservez un résumé des délibérations du conseil d'administration, assurez-vous que toutes les décisions sont étayées par une justification claire et détaillée à partager avec le grand public.

Personnel

• Facilitateur
• Soutien administratif et logistique
• Soutien technique aux projets pour l'élaboration de documents d'information et de renseignements

Matériaux

• Lieux de réunion réguliers
• Cahiers d'information, présentations et documents

Temps de planification

• L'identification, l'invitation et la confirmation des membres peuvent prendre plusieurs mois.
• Les conseils consultatifs qui fonctionnent bien doivent consacrer beaucoup de temps et d'efforts à la préparation de chaque réunion.

Délai de mise en œuvre

• Les conseils consultatifs se réunissent généralement une fois par mois pendant plusieurs heures.
• Il faut généralement 12 à 18 mois à la plupart des conseils pour traiter les questions et élaborer des recommandations ; les projets complexes et controversés peuvent prendre beaucoup plus de temps.