Les documents imprimés restent l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces de fournir des informations sur un projet ou une question, ou de faire connaître un processus de participation tel qu'un événement ou une réunion. Les formes les plus courantes sont les fiches d'information, les dépliants, les bulletins d'information, les brochures, les cartes postales, les documents de fond et les rapports de synthèse. Ils peuvent être à usage unique ou être produits en série pour être distribués au fil du temps. Les documents imprimés peuvent être distribués lors des réunions, mis à la disposition du public, ou envoyés directement à une liste de destinataires sélectionnés, distribués par l'intermédiaire de groupes communautaires tiers, ou inclus dans les envois postaux réguliers tels que les factures de services publics ou les journaux locaux.
Avantages
- L'objectif est de fournir des résumés concis de questions à l'aide de mots et de graphiques faciles à lire, afin d'informer une communauté sur une question ou une proposition.
- Les informations imprimées peuvent être facilement distribuées et emportées.
- Il peut être conçu de manière à permettre une participation limitée du public par le biais de formulaires de commentaires.
- Atteint un grand nombre de personnes par le biais d'un envoi postal ou d'une distribution dans des points de vente publics.
- Facilite la documentation du processus de participation du public.
- Il peut s'agir d'un moyen de publicité relativement peu coûteux.
Défis à relever
- Les documents imprimés doivent être brefs et l'espace peut être limité pour communiquer des concepts compliqués.
- Il n'y a aucune garantie que les documents seront lus.
- Les listes de diffusion doivent être régulièrement mises à jour pour éviter les pertes de temps, d'énergie et de papier.
- L'aspect du matériel doit être visuellement intéressant mais doit éviter l'aspect "vente".
- Nécessite un public alphabétisé.
- D'autres langues peuvent être demandées.
Principes pour une planification réussie
- Planifiez bien vos messages.
- Fournissez des mises à jour régulières, mais ne bombardez pas les gens d'informations.
- Pensez à utiliser des graphismes et des matériaux de marque forts afin qu'ils soient faciles à identifier et à associer à votre projet.
- Faites en sorte que tous les documents soient simples et faciles à comprendre.
- Essayez de limiter la plupart des documents imprimés à une seule feuille de papier.
- Envisagez des façons créatives d'organiser l'information.
- Fournissez des points de contact, tels que le nom d'un point de contact central ou des détails sur le programme de participation.
- Ne surchargez pas les documents avec trop d'informations.
- Une participation limitée du public peut être sollicitée par le biais de documents d'information imprimés, en y incluant des enquêtes et des questionnaires ou des feuilles de commentaires/réponses.
- Incluez l'affranchissement de retour pour les cartes-réponses.
- Envisagez des cartes postales ou des publipostages au lieu d'articles nécessitant une enveloppe. Ils attirent l'attention du lecteur et sont moins coûteux à envoyer.
- Le matériel doit être facilement disponible pour le public et accessible à partir d'un certain nombre d'endroits.
- Inclure dans toutes les communications des informations sur le rôle du public dans le processus de participation et sur les possibilités de participation.
- Maintenez les listes de diffusion à jour et vérifiez qu'il n'y a pas de doublons afin d'économiser de l'argent, du temps et du papier. En fonction du budget ou de l'ampleur du projet, un entrepreneur externe peut effectuer ce travail pour vous.
- Personnalisez en utilisant le nom du destinataire dans la mesure du possible (plutôt que "Dear Occupant").
Personnel
- Écrivains
- Rédacteurs en chef
- Graphistes
- Soutien au publipostage et à la distribution
Matériaux
- Papier
- Impression
- Frais de port
Temps de planification
- L'installation est relativement simple.
- Les listes et séries de diffusion nécessitent un engagement à long terme en termes de maintenance et de personnel.
Délai de mise en œuvre
- La production et la distribution de matériel imprimé doivent être maintenues pendant toute la durée du projet.