Les sites web et les médias sociaux deviennent rapidement les principales sources d'information pour une grande partie du public. Ils peuvent fournir aux parties prenantes intéressées des informations sur le projet, des annonces, des documents et des possibilités de contribution ou de discussion ; permettre aux parties prenantes de partager et d'obtenir des informations rapidement, efficacement et à faible coût ; informer un large éventail de personnes sur des questions et les inviter à s'impliquer en même temps ; et être plus flexibles que d'autres formes d'information du public.
Les sites de médias sociaux - tels que Facebook, Instagram et Twitter - deviennent de plus en plus le premier endroit où les gens se tournent pour trouver des informations sur un sujet ou un projet. Ces sites sont dotés de fonctions intégrées qui peuvent être utilisées pour identifier et exploiter les réseaux existants, solliciter des réactions et des contributions (par exemple, commentaires et sondages) et fournir des informations sur les projets ou événements à venir (par exemple, événements et annonces).
Avantages
- Peut servir de référentiel d'informations complet et consultable.
- Peut être utilisé pour obtenir l'avis du public.
- Atteint un grand nombre de personnes.
- Offre un moyen peu coûteux de distribuer tous types de documents et de supports.
- Offre un forum très accessible pour annoncer les événements à venir et publier des mises à jour sur les projets.
- Il peut être utilisé pour fournir des vidéos en continu d'événements et d'activités, ce qui peut permettre la participation de parties prenantes situées dans des endroits éloignés et de celles qui ne peuvent pas assister à des réunions ou à des événements.
Défis à relever
- De nombreuses personnes n'ont toujours pas accès au web ou sont analphabètes.
- Certaines personnes préfèrent encore l'interaction en face à face.
- L'anonymat de nombreux utilisateurs d'Internet pose des problèmes pour une interaction honnête et ouverte entre les parties prenantes.
- Une surcharge d'informations et une mauvaise conception peuvent empêcher les gens de trouver ce dont ils ont besoin.
Principes pour une planification réussie
- Concevoir l'"architecture" du site web de manière réfléchie - inclure tous les niveaux d'information, de liens et d'illustrations disponibles et nécessaires pour informer et impliquer l'utilisateur.
- Effectuez des recherches de fond en explorant le web dans le domaine que vous avez choisi. Découvrez ce qui fonctionne bien sur d'autres sites web, ce qu'ils couvrent, ce qu'ils omettent, et utilisez ces informations pour améliorer votre propre site web et vos pages de médias sociaux.
- Effectuez des essais approfondis du site web avant de le rendre public. Il est peu probable que les internautes reviennent sur votre site web s'ils trouvent qu'il est difficile d'y naviguer ou que les informations qu'il contient ne sont pas pertinentes.
- Assurez-vous que tous les liens fonctionnent, que les informations sont faciles à trouver et que l'expérience globale se déroule sans heurts.
- Sur les sites de médias sociaux, planifiez vos publications à l'avance afin de garantir la cohérence des informations.
- Ne publiez pas trop d'informations et ne spammez pas les personnes qui vous suivent. Les utilisateurs sont susceptibles de se désabonner ou de désactiver les notifications si vous publiez trop fréquemment.
- Veillez à disposer d'options de communication alternatives pour les personnes qui ne maîtrisent pas le web ou qui n'ont pas accès à l'internet.
- Pensez à une adresse web (url) simple et mémorable.
- Placez les liens vers le site web et les médias sociaux sur toute la correspondance et les autres documents imprimés.
Personnel
- Un personnel compétent et disponible pour veiller à ce qu'il soit bien conçu et tenu à jour.
Matériaux
- Il peut être nécessaire de créer des comptes de médias sociaux pour votre département ou pour un projet spécifique. Vérifiez d'abord auprès des autres membres de votre service afin d'éviter les doubles comptes.
Temps de planification
- En fonction de la taille du projet, la conception et le remplissage des informations peuvent prendre des jours, des semaines ou des mois.
Délai de mise en œuvre
- Le site web doit être maintenu pendant toute la durée du projet.
- Envisagez de créer un site d'archives une fois le projet achevé, afin de permettre aux futures parties prenantes de comprendre comment la décision a été prise.