El material impreso sigue siendo una de las formas más fáciles y efectivas de proporcionar información sobre un proyecto o tema, o de publicitar un proceso de participación, como un evento o una reunión. Los formularios populares incluyen: hojas informativas, volantes, boletines informativos, folletos, tarjetas postales, documentos temáticos e reportes resumidos. Estos pueden ser de un solo propósito o ser producidos como un serial para su distribución a lo largo del tiempo. El material impreso puede distribuir en las reuniones, poner a disposición del público para que lo recoja o enviar por correo directamente a una lista de correo selecta, distribuir a través de grupos comunitarios de terceros o incluir como "rellenos de facturas" con la distribución de correo regular, como facturas de servicios públicos o periódicos locales.
Beneficios
- Su objetivo es proporcionar resúmenes concisos de los problemas a través de palabras y gráficos fáciles de leer, para informar a una comunidad sobre un problema o propuesta.
- La información impresa se puede entregar y transportar fácilmente.
- Se puede diseñar para permitir una participación pública limitada a través de formularios de comentarios.
- Llega a una gran cantidad de personas a través del correo o la distribución en puntos de venta públicos.
- Facilita la documentación del proceso de participación pública.
- Puede ser un medio de publicidad de costo relativamente bajo.
Desafíos a tener en cuenta
- Los materiales impresos deben ser breves y puede haber un espacio limitado para comunicar conceptos complicados.
- No hay garantía de que los materiales sean leídos.
- Las listas de correo necesitan una actualización periódica para evitar la pérdida de tiempo, energía y papel.
- La apariencia del material debe ser visualmente interesante, pero debe evitar un aspecto de "ventas".
- Requiere un público alfabetizado.
- Es posible que se requieran idiomas adicionales.
Principios para una planeación exitosa
- Planea bien tus mensajes.
- Proporcione actualizaciones periódicas, pero no bombardee a las personas con información.
- Considere materiales gráficos y de marca fuertes para que sean fáciles de identificar y asociar con su proyecto.
- Haga que todos los documentos sean simples y fáciles de entender.
- Trate de mantener la mayoría de los materiales impresos en una sola hoja de papel.
- Considere formas creativas de organizar la información.
- Proporcione puntos de contacto, como el nombre de un contacto de información central o detalles del programa de participación.
- No sobrecargue los materiales con demasiada información.
- Se puede aplicar una opinión limitada del público a través de materiales impresos de información pública que incluyan encuestas y cuestionarios u hojas de comentarios y respuestas.
- Incluya el franqueo de devolución de las tarjetas de respuesta.
- Considere la posibilidad de enviar postales o correos automáticos en lugar de artículos que requieran un sobre. Estos llamarán la atención del lector y son más baratos de enviar.
- El material debe estar fácilmente disponible para el público y ser accesible desde varios lugares.
- Incluya información sobre el papel del público en el proceso de participación y las oportunidades de participación en todas las comunicaciones.
- Mantenga las listas de correo actualizadas y verifique si hay duplicaciones para ahorrar dinero, tiempo y papel. Dependiendo de la cotización o la escala del proyecto, un contratista externo puede hacer este trabajo por usted.
- Personifique con el nombre del destinatario siempre que sea posible (en lugar de "Estimado ocupante")
Personal
- Escritores
- Editores
- Artistas gráficos
- Soporte de correo y distribución
Materiales
- Papel
- Imprenta
- Franqueo
Planeación del tiempo
- La configuración es relativamente sencilla.
- Las listas de correo y los seriales requieren un compromiso de mantenimiento y dotación de personal a largo plazo.
Tiempo de implementación
- La producción y distribución de materiales impresos debe mantener durante toda la vida del proyecto.