Task Forces are similar to advisory boards but they are typically formed for a finite period of time to respond to or address a particular problem, concern, or project. Tasks Force members, which are selected from relevant stakeholders and topic area experts, usually meet on a regular schedule to develop a detailed knowledge of the problem and to share their relevant perspectives, ideas, concerns, and interests. At the end of the task force process, the group will usually present findings and/or consensus recommendations in a final presentation or report.
Beneficios
- Puede trabajar a lo largo del tiempo para generar un conocimiento profundo y la propiedad de un proyecto o problema de una manera que los esfuerzos menos intensivos no pueden lograr.
- Allows for the in-depth and focused involvement and input of a wide range of stakeholders on a specific topic area or issue.
- Permite el desarrollo de consensos (cuando sea posible) y recomendaciones detalladas para la acción sobre temas complejos que afectan a la comunidad en general.
- Provides opportunities for exploring alternative strategies as well as building coaltions and alliances.
- Proporciona un análisis detallado de los problemas del proyecto, los plazos y los entregables y se centra en los resultados.
- Permite a los participantes obtener una comprensión de otras perspectivas que conducen a un terreno común para las recomendaciones.
Desafíos a tener en cuenta
- La convocatoria debe hacer de tal manera que resulte en un grupo justo y equilibrado que sea ampliamente percibido como representante de la comunidad en general.
- La gama de intereses debe ser lo suficientemente amplia como para representar a todos los afectados, y los miembros deben poseer los antecedentes y las habilidades pertinentes para ayudar a abordar el problema en cuestión.
- Los participantes deben estar dispuestos a trabajar juntos en un reto común.
- Todos los miembros deben acordar una misión, un estatuto y unas reglas básicas claras.
- No siempre es posible llegar a un consenso.
- Puede ser muy laborioso y requiere mucho tiempo y mano de obra si el problema es importante.
Principios para una planeación exitosa
- Conduct a thorough stakeholder analysis and convene the task force such that all relevant community interests are fairly represented in its membership.
- Seleccione un presidente fuerte que entienda el buen proceso.
- Get agreement of all members on a clear mission and the requirements of member participation.
- Establezca expectativas para garantizar que los miembros se comuniquen continuamente con sus electores para mantener a la comunidad en general informada y comprometida durante todo el proceso.
- Seek opportunities for broader public interaction with the task force.
- Record decisions and keep a running summary of deliberations, make sure all decisions are supported by a clear and detailed rationale to share with the broader public.
- Produce a detailed final report of recommendations including a thorough rationale for decisions.
Personal
- Facilitador
- Apoyo administrativo y logístico
- Apoyo técnico a proyectos para la elaboración de documentos informativos e información
Materiales
- Lugares de reunión regulares
- Libros informativos, presentaciones y materiales
Planeación del tiempo
- Convening a task force may take several months to identify, invite, and confirm members.
- Care should be taken to have a formational meeting to ensure all members agree to mission and process of the board.
- El buen funcionamiento de los consejos asesores requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar para cada reunión.
Tiempo de implementación
- Task Forces generally meet once per month for several hours, but could meet more often depending on the specific project or decision.
- It generally takes several months for most task forces to address issues and develop recommendations; complex and controversial projects can take significantly longer.