Los sitios web y las redes sociales se están convirtiendo rápidamente en las principales fuentes de información para un gran segmento del público. Pueden proporcionar a las partes interesadas información sobre el proyecto, anuncios, documentos y oportunidades para realizar aportaciones o debates; permitir que las partes interesadas compartan y obtengan información de manera rápida, efectiva y a bajo costo; informar a una amplia gama de personas sobre los problemas e invitarlas a participar al mismo tiempo; y ser más flexibles que otras formas de información pública.
Los sitios de redes sociales, como Facebook, Instagram y Twitter, se están convirtiendo cada vez más en el primer lugar donde las personas buscarán información sobre un tema o proyecto. Estos sitios tienen características integradas que se pueden usar para identificar y aprovechar las redes existentes; aplicar comentarios y aportes (por ejemplo, comentarios y encuestas); y proporcionar información sobre próximos proyectos o eventos (por ejemplo, eventos y anuncios).
Beneficios
- Puede servir como un repositorio de información completo y con capacidad de búsqueda.
- Se puede emplear para obtener comentarios del público.
- Llega a un gran número de personas.
- Ofrece una forma económica de distribuir todo tipo de documentos y soportes.
- Ofrece un foro altamente accesible para anunciar los próximos eventos y publicar actualizaciones de proyectos.
- Se puede emplear para proporcionar transmisión de video de eventos y actividades, lo que puede permitir la participación de las partes interesadas en ubicaciones remotas y de aquellos que no pueden asistir a reuniones o eventos.
Desafíos a tener en cuenta
- Muchas personas todavía no tienen acceso al sitio web o son analfabetas en el sitio web.
- Algunas personas siguen prefiriendo la interacción cara a cara.
- La naturaleza anónima de muchos usuarios de Internet presenta desafíos para la interacción honesta y abierta entre las partes interesadas.
- La sobrecarga de información y el mal diseño pueden impedir que las personas encuentren lo que necesitan.
Principios para una planeación exitosa
- Diseñe la "arquitectura" del sitio web cuidadosamente: incluya todos los niveles de información, enlaces e ilustraciones disponibles y necesarios para informar e involucrar al usuario.
- Realice una investigación de antecedentes explorando el sitio web en el área o campo elegido. Descubra lo que funciona bien en otros sitios web, lo que cubren, lo que omiten y emplee esta información para mejorar su propio sitio web y sus páginas de redes sociales.
- Realizar pruebas exhaustivas del sitio web antes de lanzarlo al público. Es poco probable que las personas regresen a su sitio web si les resulta difícil navegar o si la información es irrelevante.
- Cerciorar de que todos los enlaces funcionen, que la información se encuentre fácilmente y que la experiencia general funcione sin problemas.
- Con los sitios de redes sociales, planee las publicaciones con anticipación para garantizar la coherencia de la información.
- No publiques en exceso ni envíes spam a tus seguidores con demasiada información. Es probable que los usuarios cancelen la subscripción o desactiven las notificaciones si publicas con demasiada frecuencia.
- Cerciorar de tener opciones de comunicación alternativas para aquellos que no están alfabetizados en el sitio web o no tienen acceso a Internet.
- Considere una dirección web (url) que sea simple y fácil de recordar.
- Coloque el sitio web y los enlaces de las redes sociales en toda la correspondencia y otro material impreso.
Personal
- Personal capacitado y disponible para garantizar que esté bien diseñado y se mantenga actualizado.
Materiales
- Es posible que deba crear cuentas de redes sociales para su departamento o el proyecto específico. Consulte primero con otras personas de su departamento para evitar cuentas duplicadas.
Planeación del tiempo
- Dependiendo del tamaño del proyecto, el diseño y el llenado de la información pueden llevar días, semanas o meses.
Tiempo de implementación
- El sitio web debe mantener durante toda la vida del proyecto.
- Considere la posibilidad de crear un sitio de archivo una vez que se complete el proyecto para permitir que las futuras partes interesadas entiendan cómo se tomó la decisión.