Las reuniones públicas reúnen a diversos grupos de partes interesadas con un propósito específico. Las reuniones públicas se llevan a cabo para involucrar a una amplia audiencia en el intercambio de información y la discusión. Pueden emplear para aumentar la concienciación sobre un tema o una propuesta, y pueden ser un punto de partida para una mayor participación del público, o un medio continuo de participación. Cuando se hacen bien, ayudan a construir un sentimiento de comunidad.
Las reuniones pueden ser prácticamente de cualquier tamaño y se pueden emplear para cualquier propósito, desde proporcionar información hasta crear consenso. Las reuniones públicas son formas familiares y establecido para que las personas se reúnan para expresar sus opiniones, escuchar a un presentador público o un plan propuesto, participar en el aprendizaje compartido sobre un tema o trabajar juntos para desarrollar soluciones. Las reuniones públicas no tienen que seguir ningún guión o agenda específica. Pueden diseñar para satisfacer las necesidades específicas del proyecto, la agencia y las partes interesadas. El principal beneficio de las reuniones públicas es la capacidad de las partes interesadas de escuchar y hablar entre sí, no solo con la agencia.
Si bien la mayoría de las reuniones públicas son más grandes y están destinadas a atraer a toda la gama de partes interesadas de una comunidad, también se pueden realizar reuniones públicas más pequeñas con partes interesadas de ideas afines, lo que podría atraer a aquellos que no se sienten seguros de hablar en una reunión pública más grande. Al crear un lugar más pequeño y seguro, estas personas pueden hablar cómodamente juntas, compartir problemas comunes y un propósito común. Los hallazgos de reuniones más pequeñas se pueden presentar en reuniones públicas más grandes o en reportes resumidos, dando una "voz" a aquellos en la comunidad que no pueden hablar en un entorno más grande.
Beneficios
- Presenta un proyecto o problema a una comunidad.
- Brinda a los participantes la oportunidad de expresar sus inquietudes, problemas e ideas.
- Difunde información detallada y decisiones a toda la comunidad.
- Brinda oportunidades para explorar estrategias alternativas y crear consenso.
- Puede crear consenso para la acción sobre temas complejos que requieren una amplia participación de la comunidad.
Desafíos a tener en cuenta
- Aquellos que son más elocuentes y dominantes en su estilo verbal pueden dominar la reunión y abrumar la capacidad de otras voces para ser escuchadas.
- Incluso cuando cuentan con una buena asistencia, las reuniones solo llegarán a un segmento muy pequeño de la comunidad que requiere información y cuyos aportes podrían ser extremadamente valiosos para elaborar soluciones.
- Es posible que los participantes no provengan de una gama lo suficientemente amplia de intereses como para representar a toda la comunidad, lo que proporciona una visión sesgada de lo que realmente piensa el público.
- Las limitaciones de tiempo pueden limitar la profundidad de la información que los participantes pueden proporcionar.
Principios para una planeación exitosa
- Determine por qué necesita celebrar una reunión pública y diseñe su reunión para satisfacer estas necesidades específicas.
- Considere un serial de reuniones, en lugar de un solo evento. Si intentas hacer demasiado en una sola reunión, lograrás poco, ya que las personas no podrán comprender toda la gama de información que estás tratando de proporcionar. En su lugar, considere el viaje de aprendizaje y deliberación requerido para resolver el problema e identifique puntos de encuentro estratégicos a lo largo del proceso general de participación pública.
- Publicitar y publicitar la reunión en general. Cerciorar de colocar la información en los lugares donde las partes interesadas acuden para obtener información de su comunidad. Comunícate directamente con la variedad de interesados que deben asistir y extiende invitaciones personales.
- Presente la agenda y explique el propósito de la reunión, cómo funcionará, los resultados esperados y cómo/dónde encaja en el proceso general de participación pública.
- Producir un resumen claro de la reunión y distribuirlo ampliamente.
- Reserve un lugar que permita flexibilidad en cuanto al número de asistentes.
- Lleve a cabo la reunión en el momento que sea más conveniente para la comunidad.
- Haga arreglos para personas con discapacidades o con necesidades de interpretación de idiomas.
- Pruebe todo el equipo y organice los asientos para maximizar la interacción de los participantes.
- Saluda a todos a medida que lleguen y hazlos sentir bienvenidos.
- Pida a los participantes que acuerden las reglas básicas o las pautas de comportamiento al comienzo de la reunión.
- Presente la agenda y explique el propósito de la reunión, cómo funcionará, los resultados esperados y cómo/dónde encaja en el proceso general de participación pública.
- La facilitación es esencial.
- Cerciorar de crear un entorno seguro para que todas las voces sean escuchadas y evite permitir que los afiliados a la comunidad se hagan cargo de la reunión.
- Sé flexible; Pueden surgir problemas que pueden cambiar la agenda o la capacidad de abordar ciertos temas.
- Registre todas las entradas y comentarios; Resuma lo que escuchó al final de la reunión y hágales saber a los participantes lo que hará con sus aportes y qué esperar a continuación en el proceso, especialmente las oportunidades para una participación continua.
Personal
- Mostrador de registro
- Facilitadores principales
- Tomadores de notas
- Asistencia audiovisual
- Montaje y desmontaje de mobiliario y equipo
- Intérpretes, si es necesario
Materiales
- Reservación de lugar con espacio y mobiliario adecuados
- Mesa de registro, formularios, etiquetas de identificación
- Proyectores, computadoras portátiles, pantallas
- Rotafolios, cinta adhesiva y rotuladores
- Equipos de audio y video
- Presentaciones, pósteres, hojas informativas, agendas
Planeación del tiempo
- La planeación y la implementación de reuniones efectivas pueden tardar meses en planear, según el tamaño y el contexto.
- Comience a anunciar con al menos un mes de anticipación.
Tiempo de implementación
- Las reuniones suelen durar de una a dos horas.
- Llegue temprano para cerciorar de que toda la configuración esté completa antes de que comience la reunión.