وسرعان ما أصبحت المواقع الإلكترونية ووسائل التواصل الاجتماعي المصادر الرئيسية للمعلومات لشريحة كبيرة من الجمهور. ويمكنها أن تزود أصحاب المصلحة المهتمين بمعلومات المشروع والإعلانات والوثائق وفرص الإدخال أو المناقشة؛ وتتيح لأصحاب المصلحة مشاركة المعلومات والحصول عليها بسرعة وفعالية وبتكلفة منخفضة؛ وإعلام مجموعة واسعة من الناس حول القضايا ودعوتهم للمشاركة في نفس الوقت؛ وتكون أكثر مرونة من الأشكال الأخرى للمعلومات العامة.
أصبحت مواقع التواصل الاجتماعي - مثل فيسبوك وإنستجرام وتويتر - المكان الأول الذي يبحث فيه الناس بشكل متزايد للعثور على معلومات حول موضوع أو مشروع ما. تحتوي هذه المواقع على ميزات مدمجة يمكن استخدامها لتحديد الشبكات الحالية والاستفادة منها؛ والتماس التعليقات والمدخلات (مثل التعليقات واستطلاعات الرأي)؛ وتوفير معلومات عن المشاريع أو الأحداث القادمة (مثل الأحداث والإعلانات).
المزايا
- يمكن أن تكون بمثابة مستودع معلومات كامل وقابل للبحث.
- يمكن استخدامها للحصول على مدخلات الجمهور.
- تصل إلى أعداد كبيرة من الناس.
- توفر طريقة منخفضة التكلفة لتوزيع جميع أنواع المستندات والوسائط.
- يوفر منتدى يسهل الوصول إليه للإعلان عن الفعاليات القادمة ونشر تحديثات المشاريع.
- يمكن استخدامها لتوفير بث فيديو للأحداث والأنشطة التي يمكن أن تتيح مشاركة أصحاب المصلحة في المواقع البعيدة وغير القادرين على حضور الاجتماعات أو الفعاليات.
التحديات التي يجب مراعاتها
- لا يزال الكثير من الناس لا يستطيعون الوصول إلى شبكة الإنترنت أو لا يعرفون القراءة والكتابة على شبكة الإنترنت.
- لا يزال بعض الأشخاص يفضلون التفاعل وجهاً لوجه.
- تمثل الطبيعة المجهولة للعديد من مستخدمي الإنترنت تحديات للتفاعل الصادق والمفتوح بين أصحاب المصلحة.
- يمكن أن يمنع الحمل الزائد للمعلومات وسوء التصميم الناس من العثور على ما يحتاجون إليه.
مبادئ التخطيط الناجح
- تصميم "بنية" الموقع الإلكتروني بشكل مدروس - تضمين جميع مستويات المعلومات والروابط والرسوم التوضيحية المتاحة والضرورية لإعلام المستخدم وإشراكه.
- قم بإجراء بحث في الخلفية من خلال استكشاف شبكة الإنترنت في المجال أو المجال الذي اخترته. اكتشف ما الذي يعمل بشكل جيد على المواقع الإلكترونية الأخرى، وما الذي يغطونه، وما الذي يحذفونه، واستخدم هذه المعلومات لتحسين موقعك الإلكتروني وصفحاتك على مواقع التواصل الاجتماعي.
- إجراء تجارب مكثفة للموقع الإلكتروني قبل إطلاقه للجمهور. من غير المرجح أن يعود الأشخاص إلى موقعك الإلكتروني إذا وجدوا صعوبة في تصفحه أو كانت المعلومات غير ذات صلة.
- تأكّد من أن جميع الروابط تعمل، وأن المعلومات يمكن العثور عليها بسهولة، وأن التجربة بشكل عام تعمل بسلاسة.
- مع مواقع التواصل الاجتماعي، خطط للمنشورات مسبقاً لضمان اتساق المعلومات.
- لا تفرط في النشر أو تزعج المتابعين بالكثير من المعلومات. من المحتمل أن يقوم المستخدمون بإلغاء الاشتراك أو إيقاف الإشعارات إذا قمت بالنشر بشكل متكرر.
- تأكد من أن لديك خيارات اتصال بديلة لأولئك الذين لا يجيدون استخدام الإنترنت أو لا يستطيعون الوصول إلى الإنترنت.
- ضع في اعتبارك عنوان ويب (url) بسيط ولا يُنسى.
- ضع روابط الموقع الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي على جميع المراسلات والمواد المطبوعة الأخرى.
التوظيف
- موظفون على دراية وجاهزون لضمان تصميمها بشكل جيد وتحديثها باستمرار.
المواد
- قد تحتاج إلى إنشاء حسابات على وسائل التواصل الاجتماعي لقسمك أو للمشروع المحدد. تحقق مع الآخرين في قسمك أولاً لتجنب الحسابات المكررة.
وقت التخطيط
- اعتماداً على حجم المشروع، يمكن أن يستغرق تصميم المعلومات وتعبئتها أياماً أو أسابيع أو شهوراً.
وقت التنفيذ
- يجب صيانة الموقع الإلكتروني طوال عمر المشروع.
- ضع في اعتبارك إنشاء موقع أرشيف بمجرد اكتمال المشروع للسماح لأصحاب المصلحة في المستقبل بفهم كيفية اتخاذ القرار.