Task Forces are similar to advisory boards but they are typically formed for a finite period of time to respond to or address a particular problem, concern, or project. Tasks Force members, which are selected from relevant stakeholders and topic area experts, usually meet on a regular schedule to develop a detailed knowledge of the problem and to share their relevant perspectives, ideas, concerns, and interests. At the end of the task force process, the group will usually present findings and/or consensus recommendations in a final presentation or report.
المزايا
- قد تعمل مع مرور الوقت على توليد معرفة متعمقة وملكية لمشروع أو مشكلة بطريقة لا يمكن أن تحققها الجهود الأقل كثافة.
- Allows for the in-depth and focused involvement and input of a wide range of stakeholders on a specific topic area or issue.
- يسمح بتطوير توافق في الآراء (حيثما أمكن تحقيقه) وتوصيات مفصلة للعمل بشأن القضايا المعقدة التي تؤثر على المجتمع الأوسع.
- Provides opportunities for exploring alternative strategies as well as building coaltions and alliances.
- يوفر تحليلاً مفصلاً لمشكلات المشروع والجداول الزمنية والمنجزات والتركيز على النتائج.
- تمكين المشاركين من اكتساب فهم لوجهات النظر الأخرى التي تؤدي إلى أرضية مشتركة للتوصيات.
التحديات التي يجب مراعاتها
- يجب أن يتم عقد الاجتماع بطريقة ينتج عنها مجموعة عادلة ومتوازنة يُنظر إليها على نطاق واسع على أنها تمثل المجتمع ككل.
- يجب أن يكون نطاق المصالح واسعًا بما يكفي لتمثيل جميع المتضررين، ويجب أن يمتلك الأعضاء الخلفية والمهارات ذات الصلة للمساعدة في معالجة المشكلة المطروحة.
- يجب أن يكون المشاركون على استعداد للعمل معاً في تحدٍ مشترك.
- يجب الاتفاق على مهمة وميثاق وقواعد أساسية واضحة من قبل جميع الأعضاء.
- ليس من الممكن دائمًا تحقيق توافق في الآراء.
- قد يستغرق وقتاً طويلاً وعمالة مكثفة إذا كانت المشكلة كبيرة.
مبادئ التخطيط الناجح
- Conduct a thorough stakeholder analysis and convene the task force such that all relevant community interests are fairly represented in its membership.
- اختر رئيسًا قويًا يفهم العملية الجيدة.
- Get agreement of all members on a clear mission and the requirements of member participation.
- ضع توقعات لضمان تواصل الأعضاء باستمرار مع ناخبيهم لإبقاء المجتمع الأكبر على اطلاع ومشاركة المجتمع الأكبر طوال العملية.
- Seek opportunities for broader public interaction with the task force.
- Record decisions and keep a running summary of deliberations, make sure all decisions are supported by a clear and detailed rationale to share with the broader public.
- Produce a detailed final report of recommendations including a thorough rationale for decisions.
التوظيف
- الميسر
- الدعم الإداري واللوجستي
- الدعم الفني للمشروع لإعداد أوراق إحاطة ومعلومات عن المشروع
المواد
- أماكن الاجتماعات العادية
- كتب الإحاطة والعروض التقديمية والمواد
وقت التخطيط
- Convening a task force may take several months to identify, invite, and confirm members.
- Care should be taken to have a formational meeting to ensure all members agree to mission and process of the board.
- تتطلب المجالس الاستشارية التي تعمل بشكل جيد قدراً كبيراً من الوقت والجهد للتحضير لكل اجتماع.
وقت التنفيذ
- Task Forces generally meet once per month for several hours, but could meet more often depending on the specific project or decision.
- It generally takes several months for most task forces to address issues and develop recommendations; complex and controversial projects can take significantly longer.