تجمع الاجتماعات العامة مجموعات متنوعة من أصحاب المصلحة معاً لغرض محدد. تُعقد اجتماعات عامة لإشراك جمهور واسع في تبادل المعلومات والمناقشة. يمكن استخدامها لزيادة الوعي بقضية أو مقترح ما، ويمكن أن تكون نقطة انطلاق أو وسيلة مستمرة لإشراك المزيد من الجمهور في المشاركة العامة. عندما تتم بشكل جيد، فإنها تساعد في بناء شعور بالانتماء للمجتمع.
يمكن أن تكون الاجتماعات بأي حجم تقريبًا ويمكن استخدامها لأي غرض بدءًا من توفير المعلومات وحتى بناء توافق في الآراء. إن الاجتماعات العامة هي طرق مألوفة وراسخة ليجتمع الناس معًا للتعبير عن آرائهم، أو الاستماع إلى متحدث عام أو خطة مقترحة، أو المشاركة في التعلم المشترك حول موضوع ما، أو العمل معًا لتطوير الحلول. لا يجب أن تتبع الاجتماعات العامة أي نص أو جدول أعمال محدد. يمكن تصميمها لتلبية الاحتياجات المحددة للمشروع والوكالة وأصحاب المصلحة. تتمثل الميزة الرئيسية للاجتماعات العامة في قدرة أصحاب المصلحة على الاستماع إلى بعضهم البعض والتحدث مع بعضهم البعض، وليس فقط الوكالة.
في حين أن معظم الاجتماعات العامة تكون أكبر حجماً وتهدف إلى جذب مجموعة كاملة من أصحاب المصلحة في المجتمع، يمكن أيضاً عقد اجتماعات عامة أصغر حجماً مع أصحاب المصلحة ذوي التفكير المماثل، مما قد يجذب أولئك الذين قد لا يشعرون بالثقة في التحدث في تجمع عام أكبر. من خلال إنشاء مكان أصغر وآمن، يمكن لهؤلاء الأشخاص التحدث معًا بشكل مريح، ومشاركة القضايا المشتركة والهدف المشترك. يمكن تقديم نتائج الاجتماعات الصغيرة في اجتماعات عامة أكبر أو في تقارير موجزة، مما يعطي "صوتًا" لأولئك الذين لا يستطيعون التحدث في بيئة أكبر في المجتمع.
المزايا
- تقديم مشروع أو مشكلة إلى المجتمع.
- إتاحة الفرصة للمشاركين للتعبير عن مخاوفهم وقضاياهم وأفكارهم.
- نشر المعلومات والقرارات التفصيلية في جميع أنحاء المجتمع.
- يوفر فرصًا لاستكشاف استراتيجيات بديلة وبناء توافق في الآراء.
- يمكن أن تخلق توافقًا في الآراء لاتخاذ إجراءات بشأن القضايا المعقدة التي تتطلب مدخلات مجتمعية واسعة النطاق.
التحديات التي يجب مراعاتها
- يمكن للأشخاص الأكثر وضوحًا وتسلطًا في أسلوبهم اللفظي أن يهيمنوا على الاجتماع ويطغوا على قدرة الأصوات الأخرى على أن تُسمع.
- حتى عندما يكون الحضور جيداً، فإن الاجتماعات لن تصل إلا إلى شريحة صغيرة جداً من المجتمع التي تحتاج إلى معلومات والتي يمكن أن تكون مدخلاتها ذات قيمة كبيرة في صياغة الحلول.
- قد لا يأتي المشاركون من مجموعة واسعة بما فيه الكفاية من المصالح لتمثيل المجتمع بأكمله، مما يوفر رؤية مشوهة لما يفكر فيه الجمهور حقًا.
- قد تحد القيود الزمنية من عمق المعلومات التي يمكن للمشاركين تقديمها.
مبادئ التخطيط الناجح
- حدد سبب حاجتك لعقد اجتماع عام وصمم اجتماعك لتلبية هذه الاحتياجات المحددة.
- فكر في عقد سلسلة من الاجتماعات بدلاً من حدث واحد. إذا حاولت القيام بالكثير من الأمور في اجتماع واحد، فلن تحقق الكثير من الإنجازات لأن الناس لن يتمكنوا من فهم المجموعة الكاملة من المعلومات التي تحاول تقديمها. بدلاً من ذلك، فكر في رحلة التعلم والتداول المطلوبة لحل المشكلة وحدد نقاط الالتقاء الاستراتيجية خلال عملية المشاركة العامة الشاملة.
- الإعلان عن الاجتماع والدعاية له على نطاق واسع. احرص على وضع المعلومات في الأماكن التي يقصدها أصحاب المصلحة للحصول على معلومات عن مجتمعهم. تواصل مباشرة مع مجموعة من المهتمين الذين يجب أن يكونوا حاضرين ووجه لهم دعوات شخصية.
- اعرض جدول الأعمال واشرح الغرض من الاجتماع، وكيفية عمله، والنتائج المتوقعة، وكيفية/مكان انعقاده في عملية المشاركة العامة الشاملة.
- إعداد ملخص واضح للاجتماع وتوزيعه على نطاق واسع.
- احجز مكاناً يسمح بالمرونة فيما يتعلق بعدد الحضور.
- عقد الاجتماع في الوقت الأنسب للمجتمع.
- اتخاذ الترتيبات اللازمة للأشخاص ذوي الاحتياجات الخاصة أو ذوي الاحتياجات اللغوية للترجمة الفورية.
- اختبر جميع المعدات ورتب المقاعد لزيادة تفاعل المشاركين إلى أقصى حد.
- رحّب بالجميع عند وصولهم واجعلهم يشعرون بالترحيب.
- اطلب من المشاركين الموافقة على القواعد الأساسية أو المبادئ التوجيهية السلوكية في بداية الاجتماع.
- اعرض جدول الأعمال واشرح الغرض من الاجتماع، وكيفية عمله، والنتائج المتوقعة، وكيفية/مكان انعقاده في عملية المشاركة العامة الشاملة.
- التيسير أمر ضروري.
- احرص على تهيئة بيئة آمنة ومأمونة لإسماع جميع الأصوات وتجنب السماح لأفراد المجتمع الذين يرفعون أصواتهم في الاجتماع بالاستحواذ على الاجتماع.
- التحلي بالمرونة؛ فقد تنشأ مشاكل قد تغير جدول الأعمال أو القدرة على معالجة قضايا معينة.
- سجّل جميع المدخلات والتعليقات، ولخّص ما سمعته في نهاية الاجتماع وأعلم المشاركين بما ستفعله بمدخلاتهم وما يمكن توقعه بعد ذلك في العملية، وخاصة فرص المشاركة المستمرة.
التوظيف
- مكتب التسجيل
- الميسرون الرئيسيون
- مدونو الملاحظات
- المساعدة في مجال الصوت والصورة
- إعداد وتفكيك الأثاث والمعدات
- المترجمون الفوريون، إذا لزم الأمر
المواد
- حجز المكان بمساحة وأثاث مناسبين
- مكتب التسجيل، والنماذج، وعلامات الأسماء
- أجهزة العرض وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والشاشات
- لوحات قلابة وشريط لاصق وأقلام تحديد
- معدات الصوت والصورة
- العروض التقديمية والملصقات وصحائف الوقائع وجداول الأعمال
وقت التخطيط
- قد يستغرق التخطيط للاجتماعات الفعالة شهوراً للتخطيط والتنفيذ، وذلك حسب الحجم والسياق.
- ابدأ الإعلان قبل شهر واحد على الأقل من الموعد المحدد.
وقت التنفيذ
- تستغرق الاجتماعات عادةً من ساعة إلى ساعتين.
- الوصول مبكراً للتأكد من اكتمال جميع الإعدادات قبل بدء الاجتماع.