تتألف المجالس الاستشارية من مجموعة تمثيلية من أصحاب المصلحة الذين يتم تعيينهم لتقديم التعليقات والمشورة بشأن المشاريع والقضايا المتعلقة بمجال موضوعي واسع. تشمل بعض المجالس الاستشارية في مقاطعة تومبكينز مجلس الإدارة البيئية، والمجلس الاستشاري للمعلومات العامة، ومجلس الصحة. تجتمع مجالس الإدارة بشكل عام وفق جدول زمني منتظم على مدى فترة من الزمن لتطوير معرفة مفصلة بالمشروع والقضايا ومشاركة وجهات نظرها وأفكارها واهتماماتها واهتماماتها ذات الصلة. غالباً ما تعمل مجالس الإدارة على تحديد المجالات المشتركة و/أو التوصيات المتفق عليها. عادةً ما يتم تعيين أعضاء مجلس الإدارة لمدة تتراوح بين سنة واحدة إلى أربع سنوات، اعتمادًا على اللوائح الداخلية للمجلس الاستشاري المحدد.
المزايا
- يوفر مدخلات واسعة النطاق في التخطيط وصنع القرار من مجموعة من أصحاب المصلحة المتأثرين بمقترح أو قضية ما.
- قد تعمل مع مرور الوقت على توليد معرفة متعمقة وملكية لمشروع أو مشكلة بطريقة لا يمكن أن تحققها الجهود الأقل كثافة.
- يتيح المشاركة المتعمقة والمركزة والمدخلات من مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة.
- يسمح بتطوير توافق في الآراء (حيثما أمكن تحقيقه) وتوصيات مفصلة للعمل بشأن القضايا المعقدة التي تؤثر على المجتمع الأوسع.
- يسمح بالفهم المتعمق لقضايا المشروع بين أصحاب المصلحة الممثلين في مجلس الإدارة.
- يوفر فرصًا لاستكشاف استراتيجيات بديلة والبناء على القواسم والتحالفات المشتركة.
- يوفر تحليلاً مفصلاً لمشكلات المشروع والجداول الزمنية والمنجزات والتركيز على النتائج.
- تمكين المشاركين من اكتساب فهم لوجهات النظر الأخرى التي تؤدي إلى أرضية مشتركة للتوصيات.
التحديات التي يجب مراعاتها
- يجب أن يتم عقد الاجتماع بطريقة ينتج عنها مجموعة عادلة ومتوازنة يُنظر إليها على نطاق واسع على أنها تمثل المجتمع ككل.
- يجب أن يكون نطاق المصالح واسعًا بما يكفي لتمثيل جميع المتضررين، ويجب أن يمتلك الأعضاء الخلفية والمهارات ذات الصلة للمساعدة في معالجة المشكلة المطروحة.
- يجب أن يكون لمجالس الإدارة دور فعال في عملية اتخاذ القرار ولا يجب أن يُنظر إليها على أنها مجرد ختم شكلي.
- يجب أن يكون المشاركون على استعداد للعمل معاً في تحدٍ مشترك.
- يجب الاتفاق على مهمة وميثاق وقواعد أساسية واضحة من قبل جميع الأعضاء.
- ليس من الممكن دائمًا تحقيق توافق في الآراء.
- قد يستغرق وقتاً طويلاً وعمالة مكثفة إذا كانت المشكلة كبيرة.
مبادئ التخطيط الناجح
- إجراء تحليل شامل لأصحاب المصلحة وعقد مجلس الإدارة بحيث يتم تمثيل جميع مصالح المجتمع ذات الصلة بشكل عادل في عضويته.
- اختر رئيسًا قويًا يفهم العملية الجيدة.
- ضع توقعات لضمان تواصل الأعضاء باستمرار مع ناخبيهم لإبقاء المجتمع الأكبر على اطلاع ومشاركة المجتمع الأكبر طوال العملية.
- لا تتسرع في العملية، فالأمر يستغرق وقتًا حتى يتمكن أعضاء مجلس الإدارة من بناء العلاقات والثقة ويصبحوا على دراية كاملة بما فيه الكفاية بالمشروع من أجل تطوير نتائج ذات مغزى.
- الحفاظ على اتصال منتظم بين أنشطة المجلس والمجتمع الأوسع؛ والبحث عن فرص لتفاعل الجمهور الأوسع مع المجلس.
- سجّل القرارات واحتفظ بملخص جاري لمداولات مجلس الإدارة، وتأكد من أن جميع القرارات مدعومة بأسباب منطقية واضحة ومفصلة لمشاركتها مع الجمهور الأوسع.
التوظيف
- الميسر
- الدعم الإداري واللوجستي
- الدعم الفني للمشروع لإعداد أوراق إحاطة ومعلومات عن المشروع
المواد
- أماكن الاجتماعات العادية
- كتب الإحاطة والعروض التقديمية والمواد
وقت التخطيط
- قد يستغرق تحديد الأعضاء ودعوتهم وتأكيد عضويتهم عدة أشهر.
- تتطلب المجالس الاستشارية التي تعمل بشكل جيد قدراً كبيراً من الوقت والجهد للتحضير لكل اجتماع.
وقت التنفيذ
- تجتمع المجالس الاستشارية بشكل عام مرة واحدة شهرياً لعدة ساعات.
- يستغرق الأمر بشكل عام من 12 إلى 18 شهرًا لمعظم المجالس لمعالجة القضايا ووضع التوصيات؛ وقد تستغرق المشاريع المعقدة والمثيرة للجدل وقتًا أطول بكثير.