لا تزال المواد المطبوعة واحدة من أسهل الطرق وأكثرها فعالية لتوفير المعلومات عن مشروع أو قضية ما، أو للدعاية لعملية مشاركة مثل حدث أو اجتماع. وتشمل الأشكال الشائعة: صحائف الوقائع والنشرات والنشرات الإخبارية والكتيبات والكتيبات والبطاقات البريدية وأوراق القضايا والتقارير الموجزة. يمكن أن تكون لغرض واحد أو يمكن إنتاجها كسلسلة لتوزيعها على مدار الوقت. يمكن توزيع المواد المطبوعة في الاجتماعات، أو إتاحتها للجمهور لالتقاطها، أو إرسالها بالبريد إما مباشرة إلى قائمة بريدية مختارة، أو توزيعها من خلال مجموعات مجتمعية خارجية، أو تضمينها كـ "حشو للفواتير" مع توزيع البريد العادي مثل فواتير الخدمات أو الصحف المحلية.
المزايا
- يهدف إلى تقديم ملخصات موجزة للقضايا من خلال كلمات ورسومات سهلة القراءة، لإعلام المجتمع بقضية أو مقترح ما.
- يمكن توزيع المعلومات المطبوعة وحملها بسهولة.
- يمكن تصميمها للسماح بمدخلات عامة محدودة من خلال نماذج التعليقات.
- تصل إلى عدد كبير من الناس من خلال البريد أو التوزيع في المنافذ العامة.
- تيسير توثيق عملية المشاركة العامة.
- يمكن أن تكون وسيلة منخفضة التكلفة نسبياً للدعاية.
التحديات التي يجب مراعاتها
- يجب أن تكون المواد المطبوعة مختصرة وقد تكون هناك مساحة محدودة لتوصيل المفاهيم المعقدة.
- لا يوجد ضمان بأن المواد ستتم قراءتها.
- تحتاج القوائم البريدية إلى تحديث منتظم لتجنب إهدار الوقت والطاقة والورق.
- يجب أن يكون مظهر المادة مثيراً للاهتمام بصرياً ولكن يجب أن يتجنب المظهر "البيعي".
- يتطلب جمهورًا مثقفًا.
- قد تكون هناك حاجة إلى لغات إضافية.
مبادئ التخطيط الناجح
- خطط لرسائلك بشكل جيد.
- قدم تحديثات منتظمة، ولكن لا تمطر الناس بالمعلومات.
- ضع في اعتبارك الرسومات القوية ومواد العلامة التجارية بحيث يسهل التعرف عليها وربطها بمشروعك.
- اجعل جميع المستندات بسيطة وسهلة الفهم.
- حاول إبقاء معظم المواد المطبوعة في ورقة واحدة.
- فكر في طرق مبتكرة لتنظيم المعلومات.
- توفير نقاط اتصال، مثل اسم جهة اتصال مركزية للمعلومات أو تفاصيل برنامج المشاركة.
- لا تفرط في تحميل المواد بالكثير من المعلومات.
- يمكن السعي للحصول على مدخلات محدودة من الجمهور من خلال مواد إعلامية عامة مطبوعة من خلال تضمين الاستبيانات والاستبيانات أو أوراق التعليقات/الإجابات.
- قم بتضمين رسوم الإرجاع البريدية لأي بطاقات رد.
- ضع في اعتبارك البطاقات البريدية أو الرسائل البريدية الذاتية بدلاً من العناصر التي تتطلب مظروفاً. ستجذب انتباه القارئ، كما أنها أرخص في إرسالها بالبريد.
- يجب أن تكون المواد متاحة بسهولة للجمهور ويمكن الوصول إليها من عدد من المواقع.
- قم بتضمين معلومات حول دور الجمهور في عملية المشاركة وفرص المشاركة في جميع الاتصالات.
- حافظ على تحديث القوائم البريدية وتحقق من عدم وجود ازدواجية لتوفير المال والوقت والورق. اعتماداً على الميزانية أو حجم المشروع، يمكن لمقاول خارجي القيام بهذا العمل نيابةً عنك.
- قم بتخصيص اسم المتلقي كلما أمكن ذلك (بدلاً من "عزيزي الساكن")
التوظيف
- الكُتّاب
- المحررون
- مصممو الجرافيك
- دعم البريد والتوزيع
المواد
- الورق
- الطباعة
- رسوم البريد
وقت التخطيط
- الإعداد بسيط نسبياً.
- تتطلب القوائم والسلسلة البريدية الالتزام بالصيانة والتوظيف على المدى الطويل.
وقت التنفيذ
- يجب الحفاظ على إنتاج وتوزيع المواد المطبوعة طوال عمر المشروع.