印刷材料仍然是提供项目或问题信息，或宣传活动或会议等参与过程的最简单、最有效的方式之一。 常用的形式包括：概况介绍、传单、通讯、小册子、明信片、议题文件和总结报告。 它们可以是单一用途的，也可以制作成系列长期分发。 印刷材料可以在会议上分发，供公众领取，或直接邮寄给选定的邮寄名单，通过第三方社区团体分发，或作为 "账单填充物 "与公用事业账单或当地报纸等常规邮件一起分发。
优势
- 旨在通过通俗易懂的文字和图表提供问题的简明摘要，让社区了解某个问题或建议。
- 印刷资料便于分发和携带。
- 可以设计成允许公众通过评论表提出有限的意见。
- 通过邮寄或在公共场所分发，覆盖大量人群。
- 为记录公众参与过程提供便利。
- 可作为成本相对较低的宣传手段。
需要考虑的挑战
- 印刷材料需要简明扼要，而且传达复杂概念的篇幅可能有限。
- 不保证这些材料会被阅读。
- 邮件列表需要定期更新，以避免浪费时间、精力和纸张。
- 材料的外观应具有视觉趣味性，但应避免 "推销 "的外观。
- 要求受众识字。
- 可能需要其他语言。
成功规划的原则
- 精心策划你的信息。
- 定期提供最新信息，但不要对人们进行信息轰炸。
- 考虑使用强有力的图形和品牌材料，使其易于识别并与项目联系起来。
- 使所有文件简单易懂。
- 尽量将大多数印刷材料控制在一张纸内。
- 考虑以创新的方式组织信息。
- 提供联络点，如中央信息联络人的姓名或参与计划的详细信息。
- 不要让材料包含过多信息。
- 可通过印刷公共信息材料，包括调查和问卷或意见/答复表，征求有限的公众意见。
- 任何回复卡均需附上回邮地址。
- 考虑用明信片或自寄邮件代替需要信封的物品。 这些将吸引读者的注意力，邮寄成本也更低。
- 这些材料应便于公众获取，并可从多个地点获取。
- 在所有宣传材料中包含有关公众在参与过程中的作用和参与机会的信息。
- 及时更新邮件列表并检查是否有重复，以节省金钱、时间和纸张。 根据项目的预算或规模，外部承包商可以为您完成这项工作。
- 尽可能用收件人的姓名拟人（而不是"亲爱的住户")
人员配置
- 作家
- 编辑
- 平面设计师
- 邮寄和分发支持
材料
- 纸张
- 印刷
- 邮费
规划时间
- 设置相对简单。
- 邮件列表和系列需要长期维护和人员配备。
实施时间
- 印刷材料的制作和分发应贯穿项目的始终。