公开会议将不同利益相关者群体聚集在一起，以实现特定目的。 举行公开会议，让广大受众参与信息共享和讨论。 它们可以用来提高人们对某一问题或建议的认识，也可以作为进一步吸引公众参与的起点或持续手段。 如果做得好，它们有助于建立一种社区感。
会议可以是任何规模，也可以用于任何目的，从提供信息到达成共识。 公开会议是人们熟悉的既定方式，人们可以聚集在一起表达意见，听取公众演讲或计划建议，共同学习某个主题，或共同制定解决方案。 公开会议不必遵循任何特定的讲稿或议程。 它们可以根据项目、机构和利益相关者的具体需求进行设计。 公开会议的主要优势在于利益相关者能够相互倾听和交流，而不仅仅是机构。
虽然大多数公开会议规模较大，旨在吸引社区内所有利益相关者，但也可以与志同道合的利益相关者举行小型公开会议，这可以吸引那些在大型公开会议上可能不自信发言的人。 通过创建一个较小的、安全的场所，这些人可以在一起轻松地交谈，分享共同的问题和共同的目标。 小型会议的结论可以在大型公开会议上或摘要报告中介绍，让社区中无法在大型会议上发言的人 "发表意见"。
优势
- 向社区介绍项目或问题。
- 让参与者有机会表达自己的关切、问题和想法。
- 在整个社区传播详细信息和决定。
- 为探索替代战略和达成共识提供机会。
- 能就需要社区广泛参与的复杂问题达成行动共识。
需要考虑的挑战
- 那些最善于表达、语言风格最霸道的人可能会主导会议，压倒其他声音。
- 即使参加会议的人很多，会议也只能接触到社区中需要信息的一小部分人，而他们的意见对于制定解决方案可能是极其宝贵的。
- 参与者的利益范围可能不够广泛，无法代表整个社区，从而导致对公众真实想法的理解出现偏差。
- 时间限制可能会限制参与者提供信息的深度。
成功规划的原则
- 确定为什么需要举行公开会议，并设计会议以满足这些特定需求。
- 考虑举行一系列会议，而不是单一的活动。 如果你试图在一次会议上做太多事情，你将收效甚微，因为人们将无法理解你试图提供的全部信息。 相反，应考虑解决问题所需的学习和审议过程，并在整个公众参与过程中确定战略会合点。
- 对会议进行广泛宣传和广告。 确保在利益相关者获取社区信息的地方发布信息。 直接联系应出席会议的利益相关者，并发出个人邀请。
- 介绍议程并解释会议目的、工作方式、预期成果，以及如何/从何处融入整个公众参与过程。
- 编写清晰的会议摘要并广泛分发。
- 预订可灵活安排参加人数的场地。
- 在社区最方便的时间召开会议。
- 为残障人士或有语言翻译需求的人做出安排。
- 测试所有设备并安排座位，最大限度地增加参与者之间的互动。
- 迎接每一位到来的客人，让他们感到宾至如归。
- 要求与会者在会议开始时商定基本规则或行为准则。
- 介绍议程并解释会议目的、工作方式、预期成果，以及如何/从何处融入整个公众参与过程。
- 提供便利至关重要。
- 确保创造一个安全可靠的环境，让所有的声音都能被听到，避免会议被发表意见的社区成员所控制。
- 要有灵活性；可能出现的问题会改变议程或解决某些问题的能力。
- 记录所有意见和评论；在会议结束时总结所听到的内容，让与会者知道你将如何处理他们的意见，以及下一步的工作，尤其是持续参与的机会。
人员配置
- 登记台
- 牵头促进者
- 记录员
- A/V 协助
- 家具和设备的安装和拆卸
- 必要时提供口译员
材料
- 预订场地，提供适当的空间和家具
- 登记台、表格、名牌
- 投影仪、笔记本电脑、屏幕
- 挂图、胶带和记号笔
- 影音设备
- 演示文稿、海报、概况介绍、议程
规划时间
- 有效的会议可能需要几个月的时间来规划和实施，这取决于会议的规模和背景。
- 至少提前一个月开始做广告。
实施时间
- 会议一般持续一到两个小时。
- 提前到场，确保在会议开始前完成所有准备工作。