公開會議將不同的利益相關者團體聚集在一起，以具體目的。 舉行公開會議，以吸引廣泛的觀眾參與信息共享和討論。 它們可用於提高對某個問題或提案的意識，並可以成為參與公眾進一步參與的起點，或是持續的方式吸引公眾參與。 當做得好時，它們有助於建立社區感。
會議幾乎可以是任何規模，可用於任何目的，從提供信息到建立共識。 公開會議是人們熟悉、既定的方式，讓人們一起表達意見、聽眾演講者或建議計劃、參與共享有關某個主題的學習，或共同合作開發解決方案。 公開會議不必遵循任何特定的腳本或議程。 它們可以設計以滿足項目，機構和利益相關者的特定需求。 公開會議的主要優點是利害關係人能夠互相傾聽和交談，而不僅僅是機構。
雖然大多數公開會議都是較大的，旨在吸引社區中的全方位利益相關者，但也可以與志同道合的利益相關者進行較小的公眾會議，這可能吸引那些可能無信心在更大的公眾聚會中發言的人。 通過創建一個更小、安全的場地，這些人可以在一起舒適地說話，共享共同的問題和共同目的。 小型會議的結果可以在較大型的公開會議上或摘要報告中呈現，為社區中無法在更大的環境中發言的人提供「聲音」。
優點
- 向社區介紹一個項目或問題。
- 為參與者提供機會表達他們的關注，問題和想法。
- 向社區傳播詳細信息和決策。
- 提供探索替代策略和建立共識的機會。
- 能夠在需要廣泛社區意見的複雜問題上採取行動的共識。
需要考慮的挑戰
- 那些言語風格最具說話風格的人，可能會主導會議，並使其他聲音聽到的能力壓倒。
- 即使參加人數很多，會議只會接觸到需要信息的非常小部分的社區，而他們的意見在製作解決方案時可能非常有價值。
- 參加者可能不來自足夠廣泛的興趣範圍來代表整個社區，從而對公眾真正的想法提供偏斜的看法。
- 時間限制可能會限制參與者可以提供的信息深度。
成功規劃的原則
- 確定為什麼需要舉行公開會議，並設計會議以滿足這些特定需求。
- 考慮一系列會議，而不是單一活動。 如果您嘗試在單次會議中做太多，您將獲得很少，因為人們將無法理解您試圖提供的完整信息。 相反，考慮解決問題所需的學習和考慮過程，並在整個公眾參與過程中找出策略性的集合點。
- 廣泛宣傳和宣傳會議。 確保將信息放在利益相關者尋找社區信息的地方。 直接聯繫應該出席的興趣人士，並發出個人邀請。
- 介紹會議議程，並解釋會議的目的、如何運作、預期結果，以及如何/在何處與公眾參與過程中的整體參與過程。
- 製作清晰的會議摘要並廣泛分發。
- 預訂一個可以靈活地針對出席人數的場地。
- 在對社區最方便的時間進行會議。
- 為殘疾人士或有語言翻譯需要的人作出安排。
- 測試所有設備並安排座位，以最大限度地提高參與者的互動。
- 在他們到達時歡迎所有人，讓他們感到歡迎。
- 請參與者在會議開始時同意基本規則或行為準則。
- 介紹會議議程，並解釋會議的目的、如何運作、預期結果，以及如何/在何處與公眾參與過程中的整體參與過程。
- 促進是必不可少的。
- 確保創建一個安全可靠的環境，讓所有聲音都能聽到，並避免讓聲音社區成員接管會議。
- 要靈活; 可能會出現可能會改變議程或解決某些問題的能力的問題。
- 記錄所有意見和意見；總結您在會議結束時聽到的內容，並讓參與者知道您將對他們的意見做什麼，以及進程中接下來的期望，尤其是持續參與的機會。
人員編制
- 登記櫃檯
- 主要主持人
- 記事者
- 視頻輔助
- 家具和設備的設置和拆解
- 如有必要的話，口譯員
材料
- 提供適當的空間和家具預訂場地
- 登記櫃檯、表格、姓名標籤
- 投影機、筆記型電腦、螢幕
- 翻頁圖、膠帶和標記
- 電視設備
- 簡報、海報、資料單、議程
計劃時間
- 有效的會議可能需要數個月才能計劃和實施，具體取決於規模和情境。
- 至少提前一個月開始廣告。
實施時間
- 會議通常持續一至兩個小時。
- 提早到達，以確保在會議開始前完成所有設置。