印刷材料仍然是提供有關項目或議題的信息，或宣傳活動或會議等參與過程的最簡單和最有效的方法之一。 流行的表格包括：資料單，傳單，電子報，手冊，明信片，發行文件和摘要報告。 這些可以是單一用途，也可以作為一系列生產，以便隨時間分發。 印刷材料可以在會議上分發，供公眾領取，或直接郵寄到特定的郵件清單，通過第三方社區團體分發，或將其作為「賬單填料」，並通過普通郵件分發，例如水電帳單或當地報紙。
優點
- 旨在通過易於閱讀的文字和圖形提供問題的簡潔摘要，以通知社區有關問題或提案。
- 列印的信息可以輕鬆分發和攜帶。
- 可以設計以允許通過評論表單允許有限的公眾意見。
- 通過在公共商店的郵寄或分發來接觸大量人。
- 促進公眾參與過程的文檔。
- 可以是一種相對低成本的宣傳方式。
需要考慮的挑戰
- 印刷材料需要簡短，並且可能有限的空間來傳達複雜的概念。
- 沒有保證將被閱讀材料。
- 郵件清單需要定期更新，以避免浪費時間、精力和紙張。
- 材料的外觀應該視覺上有趣，但應避免「銷售」的外觀。
- 需要素養的觀眾。
- 可能需要其他語言。
成功規劃的原則
- 妥善規劃您的消息。
- 定期提供更新，但不要用信息轟炸人們。
- 考慮強大的圖形和品牌材料，以便它們易於識別並與您的項目相關聯。
- 使所有文件簡單易於理解。
- 盡量將大部分印刷材料保留在一張紙上。
- 考慮組織信息的創意方式。
- 提供聯絡點，例如中央信息聯絡人的姓名或參與計劃的詳細信息。
- 不要使用過多資訊的材料負載。
- 透過印刷的公眾資料，包括調查和問卷或意見/回覆表，可以尋求有限公眾意見。
- 包括任何回應卡的退貨郵費。
- 考慮明信片或自助郵件，而不是需要信封的物品。 這些將吸引讀者的注意，並且郵寄更便宜。
- 該材料應容易公眾使用，並且可以從多個地點訪問。
- 包括有關公眾在參與過程中的角色和參與所有溝通的機會的信息。
- 將郵件列表保持最新狀態並檢查是否重複，以節省金錢，時間和紙張。 根據項目的預算或規模，外部承包商可以為您完成此工作。
- 盡可能使用收件人姓名進行個性化（而不是 " 親愛的居民 "）
人員編制
- 作家
- 編輯
- 平面設計師
- 郵寄和分發支持
材料
- 紙
- 印刷
- 郵費
計劃時間
- 設置相對簡單。
- 郵件列表和系列需要長期維護和人員編制的承諾。
實施時間
- 印刷材料的生產和分發應在整個項目的生產期間維持。