Task Forces are similar to advisory boards but they are typically formed for a finite period of time to respond to or address a particular problem, concern, or project. Tasks Force members, which are selected from relevant stakeholders and topic area experts, usually meet on a regular schedule to develop a detailed knowledge of the problem and to share their relevant perspectives, ideas, concerns, and interests. At the end of the task force process, the group will usually present findings and/or consensus recommendations in a final presentation or report.
Преимущества
- Может работать со временем, чтобы сформировать глубокие знания и чувство ответственности за проект или проблему таким образом, которого невозможно достичь менее интенсивными усилиями.
- Allows for the in-depth and focused involvement and input of a wide range of stakeholders on a specific topic area or issue.
- Позволяет достичь консенсуса (там, где это достижимо) и разработать подробные рекомендации по действиям в отношении сложных вопросов, которые затрагивают более широкое сообщество.
- Provides opportunities for exploring alternative strategies as well as building coaltions and alliances.
- Обеспечивает подробный анализ проблем проекта, сроков и результатов, а также фокусируется на результатах.
- Позволяет участникам получить представление о других точках зрения, что приводит к выработке общей основы для рекомендаций.
Проблемы, которые следует учитывать
- Созыв должен осуществляться таким образом, чтобы в результате была сформирована справедливая и сбалансированная группа, которая, по общему мнению, представляет все сообщество.
- Диапазон интересов должен быть достаточно широким, чтобы представлять всех затронутых лиц, а члены должны обладать соответствующим опытом и навыками, чтобы помочь в решении текущей проблемы.
- Участники должны быть готовы работать вместе над общей задачей.
- Все члены должны согласовать четкую миссию, устав и основные правила.
- Достичь консенсуса не всегда возможно.
- Может потребовать много времени и труда, если проблема серьезная.
Принципы успешного планирования
- Conduct a thorough stakeholder analysis and convene the task force such that all relevant community interests are fairly represented in its membership.
- Выберите сильного председателя, который понимает хороший процесс.
- Get agreement of all members on a clear mission and the requirements of member participation.
- Установите ожидания, которые обеспечат постоянную связь членов организации со своими избирателями, чтобы информировать и вовлекать более широкое сообщество на протяжении всего процесса.
- Seek opportunities for broader public interaction with the task force.
- Record decisions and keep a running summary of deliberations, make sure all decisions are supported by a clear and detailed rationale to share with the broader public.
- Produce a detailed final report of recommendations including a thorough rationale for decisions.
Кадровое обеспечение
- Фасилитатор
- Административная и логистическая поддержка
- Техническая поддержка проекта по разработке информационных документов и информации
Материалы
- Регулярные места встреч
- Информационные книги, презентации и материалы
Время планирования
- Convening a task force may take several months to identify, invite, and confirm members.
- Care should be taken to have a formational meeting to ensure all members agree to mission and process of the board.
- Эффективно функционирующие консультативные советы требуют много времени и усилий для подготовки к каждому заседанию.
Время реализации
- Task Forces generally meet once per month for several hours, but could meet more often depending on the specific project or decision.
- It generally takes several months for most task forces to address issues and develop recommendations; complex and controversial projects can take significantly longer.