Печатные материалы по-прежнему остаются одним из самых простых и эффективных способов предоставления информации о проекте или проблеме, а также для рекламы процесса участия, например мероприятия или встречи. Популярные формы включают: информационные бюллетени, листовки, информационные бюллетени, брошюры, почтовые открытки, тематические доклады и сводные отчеты. Они могут быть одноразовыми или выпускаться сериями для распространения с течением времени. Печатные материалы можно распространять на собраниях, предоставлять их общественности для самостоятельного получения или рассылать по почте либо непосредственно по выбранному списку рассылки, либо через сторонние общественные группы, либо включать в качестве «вкладышей» в обычную почтовую рассылку, например, счета за коммунальные услуги или местные газеты.
Преимущества
- Цель — предоставить краткие сводки проблем с помощью легко читаемых слов и графиков, чтобы информировать сообщество о проблеме или предложении.
- Распечатанную информацию можно легко раздать и унести с собой.
- Может быть спроектирован таким образом, чтобы обеспечить ограниченное участие общественности через формы комментариев.
- Охватывает большое количество людей посредством почтовой рассылки или распространения в общественных местах.
- Облегчает документирование процесса участия общественности.
- Может быть относительно недорогим средством рекламы.
Проблемы, которые следует учитывать
- Печатные материалы должны быть краткими, а для передачи сложных концепций может быть недостаточно места.
- Нет никаких гарантий, что материалы будут прочитаны.
- Списки рассылки необходимо регулярно обновлять, чтобы избежать напрасной траты времени, энергии и бумаги.
- Внешний вид материала должен быть визуально интересным, но при этом не должен иметь «продажный» вид.
- Требуется грамотная аудитория.
- Могут потребоваться дополнительные языки.
Принципы успешного планирования
- Тщательно планируйте свои сообщения.
- Предоставляйте регулярные обновления, но не перегружайте людей информацией.
- Подумайте о применении ярких графических и фирменных материалов, чтобы их было легко идентифицировать и ассоциировать с вашим проектом.
- Сделайте все документы простыми и понятными.
- Постарайтесь разместить большую часть печатных материалов на одном листе бумаги.
- Рассмотрите креативные способы организации информации.
- Укажите контактные данные, например, имя центрального информационного контакта или подробности программы участия.
- Не перегружайте материалы слишком большим объемом информации.
- Ограниченное участие общественности можно получить с помощью печатных информационных материалов, включая опросы и анкеты или листы с комментариями/ответами.
- Включите стоимость обратной пересылки для всех ответных карточек.
- Рассмотрите возможность использования почтовых открыток или самостоятельных почтовых отправлений вместо отправлений, требующих конверта. Они привлекут внимание читателя и их дешевле отправлять по почте.
- Материалы должны быть легкодоступны для общественности и иметь возможность доступа из разных мест.
- Включите информацию о роли общественности в процессе участия и возможностях участия во всех видах коммуникации.
- Поддерживайте актуальность списков рассылки и проверяйте их на предмет дублирования, чтобы экономить деньги, время и бумагу. В зависимости от бюджета и масштаба проекта эту работу для вас может выполнить внешний подрядчик.
- По возможности персонализируйте сообщение, указав имя получателя (вместо «Уважаемый жилец»).
Кадровое обеспечение
- Писатели
- Редакторы
- Графические дизайнеры
- Поддержка рассылки и распространения
Материалы
- Бумага
- Печать
- Почтовые расходы
Время планирования
- Настройка относительно проста.
- Списки и серии рассылок требуют долгосрочного обслуживания и укомплектования персоналом.
Время реализации
- Производство и распространение печатных материалов должно осуществляться на протяжении всего срока реализации проекта.