Обучение общественности представляет собой серию, как правило, коротких информационных сообщений или презентаций, которые проводятся непосредственно для общественных групп на их текущих собраниях или в местах их проведения (например, в общественных и гражданских клубах) с целью предоставления обзора или обновленной информации о проекте. После презентаций могут последовать подробные обсуждения в формате вопросов и ответов. Такие брифинги полезны в качестве мероприятия по информированию общественности, когда предложение затрагивает определенную группу или ее необходимо держать в курсе проблем и мероприятий. Общественное образование также может использоваться в качестве форума для обратной связи и может дать некоторые предварительные идеи относительно проблем и ценностей сообщества на основе обсуждения и вопросов. При планировании следует учитывать различные языки и уровни грамотности.
Преимущества
- Информирует заинтересованных лиц о проекте, продукте или предложении и предоставляет им возможность задать вопросы.
- Информирует и вовлекает основные заинтересованные группы в менее формальный и дорогостоящий процесс, чем крупные публичные собрания.
- Могут проводиться чаще, чем более крупные публичные собрания.
- Обычно используется с существующими группами, которые проводят собрания или желают добавить темы в повестку дня существующего собрания или организовать специальную сессию для получения информации о проекте.
- Предоставляет форум для непосредственного взаимодействия с определенной группой и позволяет проводить индивидуальные презентации для объяснения проблем, обстоятельств и последствий, уникальных для группы, а также получать обратную связь и предложения о том, что важно для сообщества.
- Позволяет охватить группы и отдельных лиц, которые не могут посещать другие типы встреч.
- Являются неформальными и способствуют формированию доброжелательности в сообществе, а также созданию более эффективной атмосферы для диалога и ответа на конкретные вопросы.
Проблемы, которые следует учитывать
- Обеспечьте равное отношение ко всем группам.
- Брифинги не следует рассматривать как пиар-мероприятие с целью убедить определенные группы в правильности вашего предложения или настроить группы друг против друга.
- Лица, проводящие брифинги, должны хорошо разбираться в проекте и уметь отвечать на вопросы, но также быть открытыми и доступными для содействия построению отношений в сообществе.
- Заинтересованные стороны могут быть разочарованы, если брифинг используется только как средство их информирования, а не как способ ответить на их вопросы и получить информацию об их идеях, интересах и проблемах.
Принципы успешного планирования
- Управляйте ожиданиями аудитории, четко формулируя цель и повестку дня с самого начала.
- Не отдавайте предпочтение одной или двум ключевым группам; выходите на связь с сообществом и работайте над выявлением полного спектра организаций.
- Обращайтесь напрямую к группам и устанавливайте личные контакты с предложениями о проведении брифинга; важно максимально учитывать потребности группы/сообщества.
- Выясните, готовы ли группы рекламировать мероприятие и нужно ли вам предоставить рекламные материалы (листовки, плакаты, статьи в информационных бюллетенях).
- Заранее узнайте свою аудиторию; постарайтесь не делать презентацию слишком технической.
- Не используйте брифинги как форум для принятия решений или достижения консенсуса.
- Подготовить презентационные материалы с учетом конкретных интересов целевой аудитории.
- Оставьте информацию о вашем проекте, которой участники смогут поделиться с другими.
- Подготовьте и принесите печатные материалы и справочную информацию.
- Делайте презентации интересными, увлекательными и лаконичными.
- Возможно, стоит пригласить нейтрального модератора для проведения брифинга.
- Если возможно, принесите наглядные материалы, особенно практические, и расскажите о примерах из практики или личном опыте, чтобы проиллюстрировать тезисы, которые вы хотите донести.
- Запишите все комментарии и замечания; в конце встречи обобщите услышанное и сообщите участникам, что вы собираетесь делать с их мнениями и чего ожидать в дальнейшем, особенно в плане возможностей для дальнейшего участия.
Кадровое обеспечение
- Сотрудники должны разработать инструктаж и раздаточные материалы
- Докладчик и один или два сотрудника службы поддержки, которые посетят совещание
- Переводчики, при необходимости
Материалы
- Проекторы, ноутбуки, экраны
- Флипчарты, скотч и маркеры
- Презентации, информационные бюллетени, повестки дня
- Формы комментариев
Время планирования
- Эффективные инструктажи следует тщательно планировать, но обычно их можно провести за несколько дней.
- На координацию действий со всеми различными группами, желающими проводить брифинги, может уйти несколько месяцев; не все группы встречаются часто или по регулярному графику.
Время реализации
- Брифинги, как правило, короткие, часто менее часа, включая время на диалог.