Консультативные советы состоят из представительной группы заинтересованных сторон, которые назначаются для предоставления комментариев и рекомендаций по проектам и вопросам, связанным с широкой тематической областью. Некоторые из консультативных советов в округе Томпкинс включают Совет по управлению окружающей средой, Консультативный совет по общественной информации и Совет по здравоохранению. Советы директоров обычно встречаются по регулярному графику в течение определенного периода времени для получения подробной информации о проекте и проблемах, а также для обмена соответствующими точками зрения, идеями, проблемами и интересами. Советы часто работают над выявлением областей соприкосновения и/или согласованных рекомендаций. Члены совета обычно назначаются на срок от одного до четырех лет в зависимости от устава конкретного консультативного совета.
Преимущества
- Обеспечивает широкий вклад в планирование и принятие решений с учетом интересов различных заинтересованных сторон, которых затрагивает предложение или проблема.
- Может работать со временем, чтобы сформировать глубокие знания и чувство ответственности за проект или проблему таким образом, которого невозможно достичь менее интенсивными усилиями.
- Обеспечивает глубокое и целенаправленное вовлечение и вклад широкого круга заинтересованных сторон.
- Позволяет достичь консенсуса (там, где это достижимо) и разработать подробные рекомендации по действиям в отношении сложных вопросов, которые затрагивают более широкое сообщество.
- Позволяет заинтересованным сторонам, представленным в совете директоров, глубже понять проблемы проекта.
- Предоставляет возможности для изучения альтернативных стратегий и создания общих черт и альянсов.
- Обеспечивает подробный анализ проблем проекта, сроков и результатов, а также фокусируется на результатах.
- Позволяет участникам получить представление о других точках зрения, что приводит к выработке общей основы для рекомендаций.
Проблемы, которые следует учитывать
- Созыв должен осуществляться таким образом, чтобы в результате была сформирована справедливая и сбалансированная группа, которая, по общему мнению, представляет все сообщество.
- Диапазон интересов должен быть достаточно широким, чтобы представлять всех затронутых лиц, а члены должны обладать соответствующим опытом и навыками, чтобы помочь в решении текущей проблемы.
- Советы директоров должны играть значимую роль в процессе принятия решений и не должны рассматриваться как инстанции, штампующие решения.
- Участники должны быть готовы работать вместе над общей задачей.
- Все члены должны согласовать четкую миссию, устав и основные правила.
- Достичь консенсуса не всегда возможно.
- Может потребовать много времени и труда, если проблема серьезная.
Принципы успешного планирования
- Проведите тщательный анализ заинтересованных сторон и соберите совет таким образом, чтобы в его составе были справедливо представлены все соответствующие интересы сообщества.
- Выберите сильного председателя, который понимает хороший процесс.
- Установите ожидания, которые обеспечат постоянную связь членов организации со своими избирателями, чтобы информировать и вовлекать более широкое сообщество на протяжении всего процесса.
- Не торопите процесс: членам совета директоров требуется время, чтобы выстроить отношения и доверие, а также получить достаточную информацию о проекте для достижения значимых результатов.
- Поддерживайте регулярные контакты между членами совета директоров и более широким сообществом; изыскивайте возможности для более широкого общественного взаимодействия с советом директоров.
- Записывайте решения и ведите оперативный обзор обсуждений на совете директоров, убедитесь, что все решения подкреплены четким и подробным обоснованием, которым можно поделиться с широкой общественностью.
Кадровое обеспечение
- Фасилитатор
- Административная и логистическая поддержка
- Техническая поддержка проекта по разработке информационных документов и информации
Материалы
- Регулярные места встреч
- Информационные книги, презентации и материалы
Время планирования
- На выявление, приглашение и подтверждение участников может уйти несколько месяцев.
- Эффективно функционирующие консультативные советы требуют много времени и усилий для подготовки к каждому заседанию.
Время реализации
- Консультативные советы обычно собираются один раз в месяц на несколько часов.
- Обычно большинству советов директоров требуется от 12 до 18 месяцев для рассмотрения проблем и разработки рекомендаций; сложные и спорные проекты могут занять значительно больше времени.