Публичные собрания объединяют различные группы заинтересованных сторон для достижения определенной цели. Публичные собрания проводятся с целью вовлечения широкой аудитории в обмен информацией и обсуждение. Их можно использовать для повышения осведомленности о проблеме или предложении, а также они могут стать отправной точкой или постоянным средством привлечения дальнейшего участия общественности. При правильном выполнении они помогают создать чувство общности.
Встречи могут быть практически любого масштаба и использоваться для любых целей: от предоставления информации до достижения консенсуса. Публичные собрания — это привычные, устоявшиеся способы собраться вместе, чтобы выразить свое мнение, послушать оратора или предложенный план, принять участие в совместном обучении по какой-либо теме или совместно поработать над выработкой решений. Публичные собрания не обязательно должны проводиться по какому-либо конкретному сценарию или повестке дня. Они могут быть разработаны с учетом конкретных потребностей проекта, агентства и заинтересованных сторон. Главным преимуществом публичных собраний является возможность заинтересованных сторон слушать и общаться друг с другом, а не только с агентством.
Хотя большинство публичных собраний являются более масштабными и направлены на привлечение всех заинтересованных сторон сообщества, можно также проводить меньшие публичные собрания с заинтересованными сторонами-единомышленниками, что может привлечь тех, кто не уверен в себе, выступая на более крупном публичном собрании. Создав небольшое и безопасное место, эти люди смогут комфортно общаться друг с другом, обсуждать общие проблемы и разделять общую цель. Результаты небольших встреч могут быть представлены на более крупных публичных собраниях или в кратких отчетах, давая «голос» тем членам сообщества, которые не могут высказаться в более широком контексте.
Преимущества
- Представляет проект или проблему сообществу.
- Предоставляет участникам возможность высказать свои опасения, проблемы и идеи.
- Распространяет подробную информацию и решения по всему сообществу.
- Предоставляет возможности для изучения альтернативных стратегий и достижения консенсуса.
- Может создавать консенсус для принятия мер по сложным вопросам, требующим широкого участия общественности.
Проблемы, которые следует учитывать
- Те, кто наиболее красноречив и властен в своем вербальном стиле, могут доминировать на собрании и подавлять способность других голосов быть услышанными.
- Даже при высокой посещаемости встречи охватывают лишь очень небольшую часть сообщества, которой требуется информация и чей вклад может оказаться чрезвычайно ценным для выработки решений.
- Участники могут не представлять достаточно широкий спектр интересов, чтобы представлять все сообщество, что создает искаженное представление о том, что на самом деле думает общественность.
- Ограничения по времени могут ограничить глубину информации, которую могут предоставить участники.
Принципы успешного планирования
- Определите, почему вам необходимо провести публичное собрание, и спланируйте его так, чтобы оно отвечало этим конкретным потребностям.
- Рассмотрите возможность проведения серии встреч, а не одного мероприятия. Если вы попытаетесь сделать слишком много за одну встречу, вы мало что добьетесь, поскольку люди не смогут понять весь спектр информации, которую вы пытаетесь предоставить. Вместо этого рассмотрите процесс обучения и размышлений, необходимый для решения проблемы, и определите стратегические точки пересечения на протяжении всего процесса участия общественности.
- Широко рекламируйте и предайте гласности встречу. Обязательно размещайте информацию в тех местах, куда заинтересованные стороны могут обратиться за информацией об обществе. Свяжитесь напрямую с кругом лиц, которые хотели бы присутствовать на мероприятии, и разошлите им персональные приглашения.
- Представьте повестку дня и объясните цель встречи, порядок ее проведения, ожидаемые результаты и то, как/где она вписывается в общий процесс участия общественности.
- Подготовьте четкое резюме встречи и широко распространите его.
- Забронируйте место проведения мероприятия, которое обеспечит гибкость в отношении количества участников.
- Проведите собрание в наиболее удобное для сообщества время.
- Примите меры для людей с ограниченными возможностями или нуждающихся в услугах устного перевода.
- Проверьте все оборудование и расставьте места так, чтобы обеспечить максимальное взаимодействие участников.
- Приветствуйте всех прибывших и дайте им почувствовать себя желанными гостями.
- Попросите участников в начале встречи согласиться с основными правилами или рекомендациями по поведению.
- Представьте повестку дня и объясните цель встречи, порядок ее проведения, ожидаемые результаты и то, как/где она вписывается в общий процесс участия общественности.
- Содействие имеет важное значение.
- Обязательно создайте безопасную и защищенную среду, где все голоса будут услышаны, и не позволяйте активным членам сообщества перехватывать ход встречи.
- Будьте гибкими; могут возникнуть проблемы, которые могут изменить повестку дня или способность решать определенные вопросы.
- Запишите все комментарии и замечания; в конце встречи обобщите услышанное и сообщите участникам, что вы собираетесь делать с их мнениями и чего ожидать в дальнейшем, особенно в плане возможностей для дальнейшего участия.
Кадровое обеспечение
- Стойка регистрации
- Ведущие организаторы
- Записные книжки
- А/В помощь
- Установка и разборка мебели и оборудования
- Переводчики, при необходимости
Материалы
- Резервирование места проведения с соответствующим пространством и мебелью
- Регистрационная стойка, формы, бейджики
- Проекторы, ноутбуки, экраны
- Флипчарты, скотч и маркеры
- А/В оборудование
- Презентации, плакаты, информационные бюллетени, повестки дня
Время планирования
- Планирование и проведение эффективных совещаний могут занять месяцы, в зависимости от масштаба и контекста.
- Начните рекламную кампанию как минимум за месяц.
Время реализации
- Встречи обычно длятся от одного до двух часов.
- Приходите заранее, чтобы успеть все подготовить к началу встречи.